So funktioniert das E-Rezept in der Apotheke

So funktioniert das E-Rezept in der Apotheke

Mit dem E-Rezept ändert sich für Apotheken und Patienten ein grundlegender Arbeitsablauf. Die Vorbereitungen sind in den meisten Apotheken abgeschlossen. Die Telematik-Infrastruktur ist installiert. Elektronischer Heilberufsausweis, Konnektor, Lesegerät(e) stehen bereit. Natürlich kann es in Ihrer Apotheke noch dauern, bis die ersten E-Rezepte kommen; vor allem, bis diese den Großteil Ihres Rezeptvolumens ausmachen. Dennoch ist es nun an der Zeit, sich selbst und das Apothekenteam mit den neuen Prozessen vertraut zu machen. Wie kommt das E-Rezept in die Apotheke? Wie funktioniert der Abruf, wie übernimmt man E-Rezepte in die Warenwirtschaft und wie gibt man sie zur Abrechnung? In dieser Ausgabe machen wir Sie mit dem neuen Workflow bekannt – CIDAnova-Plus, CORA und das ARZ Darmstadt sind „E-Rezept-ready“.

Auf welchen Wegen kommt das E-Rezept in Ihre Apotheke?

Als Ausdruck zur Einlösung Ihres E-Rezeptes
Die erste Möglichkeit: Ihre Kundin oder Ihr Kunde bringt Ihnen einen sogenannten Ausdruck zur Einlösung Ihres E-Rezeptes, den sie oder er in der Arztpraxis erhalten hat.
Das ist ein Ausdruck auf gewöhnlichem weißem Papier, typischerweise im DIN A5-Format, doch auch andere Papierformate sind zulässig.

Ist das dann schon das E-Rezept?
Nein. Der Ausdruck ist kein Beleg und kein Nachweis einer ärztlichen Verordnung. Gegen diesen Ausdruck allein dürfen Sie kein Arzneimittel abgeben! Der Datamatrix-Code auf dem Ausdruck ist vielmehr ein Schlüssel, über welchen Sie zum E-Rezept gelangen. Dieses ist beim E-Rezept-Fachdienst der Gematik hinterlegt. Zusätzlich zur Verordnung enthält der Ausdruck auch Informationen, die Sie grundsätzlich vom Papierrezept kennen. Anstelle eines Aut-idem-Kreuzes beispielsweise steht im Ausdruck der Zusatz Kein Austausch.

Via Smartphone

Die zweite Möglichkeit ist, dass Kundinnen und Kunden ein E-Rezept an ihr Smartphone gesendet bekommen. Mit der App der Gematik haben sie die Möglichkeit, verordnete Medikamente in Ihrer Apotheke vorzubestellen (Bild).

Gleichermaßen können Kundinnen oder Kunden ohne Vorbestellung mit dem Smartphone in die Apotheke kommen.

 

Wie aber kommt meine Apotheke in die Gematik App?

Hierzu informiert die Gematik (* Website der Gematik, FAQ, Quelle: DAV, Stand: 15.06.21):
Die Basisdaten (Name der Apotheke, Adress- und Kontaktinformationen) entstammen dem Verzeichnisdienst der Gematik, der von den Landesapothekerkammern befüllt wird (…). Sie können Zusatzinformationen (z.B. Öffnungszeiten, Nacht- und Notdienst, Botendienst und Botendienstumkreis) im Verbändeportal der Apothekerschaft (www.mein-apothekenportal.de) einpflegen. Geht eine Bestellung bei Ihnen ein, können Sie Ihren Kunden über die Abholung oder Botendienstzustellung informieren. Über die App können Sie auch im Freitext Nachrichten austauschen.

 

Was ist mit dem Code zu tun – und warum gibt es mehrere?

Ganz gleich ob Sie den Code via Smartphone oder Ausdruck erhalten, Sie müssen Ihn mit Ihrem Scanner einscannen. Für kontaktfreies Arbeiten empfehlen wir Ihnen einen Handscanner an jedem HV-Tisch. Damit besteht die Möglichkeit, dass der Kunde sein Smartphone selbst vor den Scanner hält.

Aber auf dem Ausdruck gibt es mehrere Codes?

Ja, das ist immer dann der Fall, wenn es mehrere Verordnungen gibt. Technisch gesehen sind drei Verordnungen auf einem Ausdruck drei E-Rezepte – jeweils mit eigenem Code. Der Sammelcode oben rechts fasst alle Verordnungen zusammen. So gehen Sie damit um:
Sollen alle verordneten Medikamente abgegeben werden – was meist der Fall ist – scannen Sie bitte den Sammelcode rechts oben ein.
Nur falls Ihre Kundin oder Ihr Kunde eine einzelne Verordnung einlösen möchte, beispielsweise weil die anderen beiden Verordnungen bereits zuvor abgegeben wurden, scannen Sie ausnahmsweise den Code vor der einzelnen Verordnung.
Da der Ausdruck sensible Daten enthält, müssen Sie ihn aus Datenschutzgründen vernichten. Noch einfacher: Geben Sie ihn Ihrem Kunden nach dem Scannen wieder mit. Er ist wertlos, denn erst der abgerufene Datensatz zählt als Nachweis der Verordnung und stellt somit den Geldwert dar.

 

Wie kommt das E-Rezept in meine Warenwirtschaft?

Ihre Warenwirtschaft (CORA oder CIDAnova-Plus) ist an die Telematik-Infrastruktur angeschlossen. Durch das Scannen des Codes rufen Sie das E-Rezept ab. Automatisch wird dabei geprüft, ob es sich um ein gültiges Rezept handelt. Wäre es bereits vollständig eingelöst worden, erhielten Sie einen entsprechenden Warnhinweis in Ihrer Warenwirtschaft. So ist gesichert, dass jedes E-Rezept nur einmal eingelöst werden kann. Wie sieht das z.B. in CORA aus? Im E-Rezept-Eingang (Bild unten) sehen Sie sämtliche eingegangenen E-Rezepte. Über den Button Übernehmen werden die entsprechenden Verordnungen in die Kasse übernommen. Im Feld Status ist ersichtlich, ob z.B. ein Rezept übernommen wurde, ob es abgegeben wurde oder ob Korrekturen erforderlich sind. Nach dem Befehl Übernehmen erscheint das Rezept in der Kasse Ihrer Warenwirtschaft. Alle Daten von der Krankenkasse über IK-Nummer, Patientendaten mit Altersangabe, Verordnung mit PZN sind in den richtigen Feldern eingetragen. Übrigens werden Stammkunden von CORA und CIDAnova-Plus automatisch erkannt. Nach wie vor gehört die inhaltliche Prüfung der Verordnung zu Ihren Aufgaben. Wie gewohnt zeigt Ihnen die Warenwirtschaft z. B. die Auswahl des korrekten Rabattvertragsartikels (Bild unten).

 

Status, Kontrolle, Korrekturen: Alles in Ihrer Warenwirtschaft

Einem Muster-16-Papierrezept sehen sie an, ob das Rezept bedruckt und das Medikament abgegeben wurde.
Beim E-Rezept übernimmt Ihre Warenwirtschaft diese Aufgabe. Sie finden bei CORA und CIDAnova-Plus zu jedem Rezept den aktuellen Status und können bequem danach filtern und sortieren.
Die Rezeptkontrolle der früheren Papierrezept-Stapel findet beim E-Rezept digital in Ihrer Warenwirtschaft statt. Natürlich kann man nicht mehr handschriftlich korrigieren, doch auch digital können Sie bestimmte Daten korrigieren oder fehlende ergänzen. Teilweise brauchen Sie dazu Ihre elektronische Unterschrift; etwa, wenn Sie nach Rücksprache mit einer Ärztin oder einem Arzt Korrekturen vornehmen.

CORA und CIDAnova-Plus zeigen Ihnen an, bei welchem Rezept dies notwendig ist. Hier werden Sie aufgefordert, Ihren elektronischen Heilberufsausweis (eHBA) in das Lesegerät zu stecken und sich mit Ihrer PIN zu authentifzieren. Es ist also sinnvoll, einen eHBA-Kartenleser an dem Arbeitsplatz zu installieren, an welchem Sie Ihre Rezepte üblicherweise kontrollieren.

Enthält ein E-Rezept einen Fehler von Seiten des Verordners, der nicht durch Ihre Apotheke „heilbar“ ist, können Sie es in Ihrer Warenwirtschaft auf Kundenwunsch löschen (Bild oben: Schaltfläche Löschen). Dies wird in der Regel nach Rücksprache zwischen Kunde und Arzt geschehen. Es muss dann vom Verordner neu ausgestellt werden.

Soll ein Arzneimittel nicht in Ihrer Apotheke abgegeben werden, das E-Rezept aber seine Gültigkeit behalten, können Sie es ablehnen (Bild oben: Schaltfläche Ablehnen). Die Kundin oder der Kunde können es dann einer anderen Apotheke zuweisen.

 

So kommen Ihre geprüften und belieferten E-Rezepte zur Abrechnung

Wie beim Papierrezept bietet das ARZ Darmstadt die Prüfung Ihrer E-Rezepte durch das Rechenzentrum an – sowohl vor als auch nach der Abgabe. Das funktioniert besonders einfach, weil die Rezeptdaten bereits digital vorliegen und sicher an das Rechenzentrum übertragen werden.
Bei der Abrechnung bietet das E-Rezept Zeitvorteile. Denn belieferte, geprüfte und korrekte E-Rezepte können Sie zu jeder Zeit an Ihr Rechenzentrum senden. Anstelle der Abholung durch unseren Botendienst geht das ganz einfach: Sie klicken auf die Schaltfläche Abrechnung übergeben – und schon sind die Rezepte im Rechenzentrum. Für die sichere Übertragung stellt Ihnen das ARZ Darmstadt kostenlos die Standardschnittstelle FIVERX zur Verfügung, welche alle großen Abrechner verwenden. Bitte sorgen Sie rechtzeitig dafür, sich für FIVERX anzumelden, wenn Sie es bislang noch nicht getan haben.

Gut zu wissen:

Weil Sie nicht an Abholtermine gebunden sind, können Sie mit dem E-Rezept Ihre Liquidität besser steuern. Beispielsweise können Sie unseren Service Sofortgeld für einzelne Hochpreiser in Anspruch nehmen.

 

Machen Sie jetzt den Check: Ist meine Apotheke E-Rezept-ready?

Sind alle Elemente der Checkliste in Ihrer Apotheke vorhanden bzw. installiert, erfüllen Sie die technischen Voraussetzungen, um E-Rezepte einlösen zu können.

Haben Sie Fragen zum Ablauf des E-Rezeptes in Ihrer Apotheke? Wir beraten Sie gern!
Wie Ihre E-Rezepte im ARZ Darmstadt sicher abgerechnet werden, lesen Sie in diesem Artikel.

Kontakt:

Michael Kreisler
m.kreisler@arz-darmstadt.de