Gelassen in die Steuerprüfung

Die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) umfassen Regeln zur Aufbewahrung digitaler Unterlagen und zur Mitwirkungspflicht der Steuerpflichtigen bei Betriebsprüfungen. Diese Verwaltungsanweisung des Bundesfinanzministeriums beschreibt Rechtsnormen aus der Abgabenordnung und dem Umsatzsteuergesetz zur digitalen Aufbewahrung von Buchhaltungen,
Buchungsbelegen und Rechnungen.

CIDA Anwender können einer Steuerprüfung gelassen entgegensehen.  Denn die lückenlose Aufzeichnung aller Geschäftsvorfälle ist sowohl im Kassenprogramm als auch im Rechnungsmodul gegeben.

Alle Kassenvorgänge werden mit Datum und Uhrzeit sowie mit monatlich fortlaufender Vorgangsnummer geführt, alle Kassenbezahlvorgänge mit jährlich fortlaufender Vorgangsnummer. Die Vorgangsnummern werden vom System fortlaufend vergeben und können nicht manuell verändert werden. Ebenso werden Rechnungen mit jährlich fortlaufender Rechnungsnummer erstellt.

Die Unveränderbarkeit der Daten ist gewährleistet, weil dem Anwender ein Zugriff auf die Datenbank nur über die Programmfunktionalität möglich ist. Eine manuelle Änderung oder Löschung der fortlaufenden Vorgangsnummer in der Tabelle Kassenkopf, Kassenvorgangskopf und Rechnungskopf durch den Anwender ist ausgeschlossen.

Alle steuerlich relevanten Daten können aus der Datenbank  für einen definierten Zeitbereich im lesbaren CSV-Format exportiert werden.

Um Datenverlust zu vermeiden, sind Sie angehalten, regelmäßig die Daten zu sichern. CIDA empfiehlt und bietet hierzu eine schlanke und effiziente Sicherheitsstrategie mittels NAS-Server. Der NAS-Server kostet nur 29,90 Euro zzgl. MwSt. im Monat, die Datensicherungs-Routinen werden von erfahrenen CIDA-Systemberatern eingerichtet.

Zugangskontrollen erreichen Sie, indem Sie relevante Funktionen mit Kennwörtern vor unbefugter Benutzung schützen; Zugriffschutz, indem Sie in der Rechteverwaltung nur ausgewählte Mitarbeiter für bestimmte Funktionalitäten autorisieren.

Kassenmitarbeiter müssen in der Mitarbeiterverwaltung als solche gekennzeichnet sein. Zur Identifizierung in der Kasse kann je Mitarbeiter - alternativ zur Kurztaste - ein Barcode oder eine Ziffernfolge festgelegt werden.

Kontakt: Claudia Bergmann
c.bergmann@cida.de